תהליך חיבור לתוכנה חדשה בארגון הוא תהליך מורכב ומאתגר. דורש מעובדי החברה לשנות הרגלים ולפעמים אפילו לשנות תהליכי עבודה.
על מנת לעבור את התהליך בצורה קלה יותר ריכזנו דגשים ואת אופי וצורת ניהול הפרוייקט.
לאחר תהליך החיפוש הארוך, השוואת פתרונות תוכנה, חיפוש ספקים, ישיבות מכירות וכו', החלטתם להתקדם עם וואייזנט.
לשם כך, ריכזנו עבורכם את תהליך העבודה שלנו בזמן הקמת המערכת וכמובן איך מתבצע השרות לאחר שלב ההקמה.
ניסיוננו עתיר השנים בניהול פרוייקטים מורכבים הביא אותנו לתכנון מקצועי ומסודר של שלבי הפרוייקט:
השלב הראשוני לאחר הסגירה הוא השלב של איפיון הצרכים - לצורך האיפיון יקבעו פגישות הכרות, אליהם יגיעו : מנהלת המכירות (איתה סוכמו כל הפרטים הראשוניים), מנהל הפרוייקט שילווה את הקמת המערכת וגורמים נוספים מחברת וואייזנט בהתאם לאופי הפרוייקט אם יהיה צורך.
בישיבת האיפיון נכיר את העסק, נבקש להעלות קשיים/כשלים בתהליכי עבודה, נשתדל ללמוד את נהלי החברה, את זרימת המידע והתהליכים בחברה וננסה לפרק את הדרישות למספר נקודות ציון.
אנו מאמינים כי העלאת הפרוייקט לאוויר צריכה להיות מהירה, גם אם לא מושלמת בתור התחלה. העיקר להעלות שלב ראשון.
למה זה חשוב?
כמו כל דבר חדש שאנו עושים, גילינו שהרבה פעמים לוקח לארגון זמן רב להתגבש עם הרצונות והכלים העיקריים. לוקח זמן להתרגל לשינויים ולפעמים מה שרצינו מראש (או שחשבנו שאנחנו רוצים) מתגלה עם הזמן כמסורבל או מיותר.
לכן, שיפור של 20% בתור התחלה - עדיין טוב יותר מ 0 שיפור.
לאחר קביעת השלבים בפרוייקט, מוקמת המערכת הבסיסית ונעשות עבודות ההתאמה (הפיתוח) הראשוניות.
העבודה הראשונית כוללת: התקנת מערכת הבסיס, התאמה ופיתוח של הדרישות שסוכמו במהלך הצעת המחיר והאיפיון הראשוני, מבצעים הסבות נתונים (אם יש צורך), ומתאימים את המערכת לחברה (לוגו, תבניות של הצעות מחיר או דוחות שרות שישלחו ללקוח וכו').
ייקבע לו"ז להצגה ראשונית של המערכת.
בזמן הצגת המערכת הראשונית, יגיע מנהל הפרוייקט לפגישה בה תוצג המערכת. הלקוח יציג את הצד שלו מבחינת ההתאמות, התוספות, השינויים המבוקשים ויחליט האם ניתן להתחיל עבודה ראשונית או שהוא מעוניין בשלב נוסף לפני עליה לאוויר.
שלב זה מתבצע עד שהלקוח מרגיש שהוא יכול/מעוניין לעלות לאוויר ולהתחיל עבודה באופן ראשוני.
במהלך עליית המערכת לאוויר מנהל הפרוייקט צמוד ללקוח, מגיע להדרכה של המנהלים והעובדים במחלקות השונות, זמין מיידית לפניותיו באמצעות הטלפון או קבוצת ווטסאפ ייעודית שנפתחת עם התחלת הפרוייקט.
זמן זה הוא המאתגר ביותר והוא מחייב עבודה צמודה של מנהל הפרוייקט מצד וואייזנט ומצד הלקוח.
תוך כדי עבודה, מנהל הפרוייקט מצד הלקוח מגיש את הבקשות שלו לשינויים/שיפורים/התקדמות עם המערכת עד שמגיעים לסיום הפרוייקט.
למותר לציין כי מערכת, בטח מורכבת ומלאה במודולים שונים, היא תהליך שלא באמת נגמר. תמיד יש דרישות לשינויים/תוספות/התאמות. עם הזמן, ועם העבודה על המערכת מתגלים רצונות חדשים, נדרשים דוחות נוספים, נדרשות התראות שונות
דוחות שונים שיגיעו בפוש (אוטומטית) למיילים של המנהלים וכו'. גם לכך יש פתרון. (בהמשך).
לאחר שלב ההטמעה, כאשר אנו מרגישים כי הלקוח עצמאי ויודע להסתדר בכוחות עצמו עם המערכת מסתיים שלב ההטמעה. כעת מגיע שלב השוטף החודשי.
שלב השוטף החודשי הוא בעצם השלב בו קבוצת הווטסאפ נסגרת. מנהל הפרוייקט של החברה יכול לפנות למוקד התמיכה של וואייזנט באמצעות: טלפון, מייל ייעודי שפותח קריאה אוטומטית במערכת השרות שלנו, או לפתוח קריאה ישירות במערכת וואייזנט באמצעות ה B2B שלנו, או דרך המייל הייעודי כאמור.
מנהל מחלקת השרות, בהתאם לקריאה שנפתחה מסווג אותה לגורם הרלוונטי בחברה שיכול לטפל בקריאה. קריאה דחופה מטופלת מיידית עם התחייבות לתחילת טיפול של עד שעתיים, קריאות פחות דחופות מטופלות במהירות האפשרית עם התחייבות לטיפול תוך 2 ימי עסקים ובקשות שונות לתוספות או לשינויים עוברים לאישור של מנהל הפיתוח.
התשלום החודשי עבור השימוש במערכת, כולל אחזקה ושרות תקלות.
(ניתן לשלם באופן חודשי, רבעוני או שנתי)
מערכת וואייזנט מוטמעת במאות ארגונים גדולים, בינוניים וקטנים. הניסיון העשיר שלנו עם חברות שונות מתחומים רבים ומגוונים מאפשר לנו יכולת התאמה מהירה לדרישות ולתהליכים מורכבים.
היתרון בעבודה לפי שלבים, מאפשרת להתחיל את השימוש בתוכנה מותאמת עבורך באופן מהיר יותר מאשר פיתוח פרטי אישי.
צור איתנו קשר עוד היום לבירור איך וואייזנט יכולה לייעל ולעזור לך בניהול העסק והתהליכים השונים בו.