נהלים בנוגע לתשלומי לקוחות.
מטרה: גביית נוהל אחיד לגביית כספי לקוחות בסגירת עסקה – כלקוח חדש.
או כלקוח קיים שמבקש תוספת או שינוי במערכת המצריך תשלום מעבר לשוטף החודשי.
גורם אחראי: הנהלת חשבונות.
נהלים – עסקה חדשה
כשנסגרת עסקה על ידי מחלקת מכירות יש להעביר לידי הנהח"ש את המסמכים הבאים:
-
כרטיס לקוח – הלקוח ימלא את הפרטים המופיעים בכרטיס הלקוח הכוללים פרטי איש קשר בהנהח"ש.
-
חוזה וואייזנט חתום על ידי הלקוח
-
הצעת מחיר – חתומה. יש לבקש מהלקוח לחתום על הצעת המחיר שאושרה על ידו.
-
טופס תשלום בהו"ק :
4.1 אם הלקוח משלם בכרטיס אשראי – עליו למלא את החלק התחתון של הטופס בלבד.
4.2 אם הלקוח משלם בהו"ק בנקאית – עליו למלא את הפרטים שלו, לחתום ולשלוח לבנק לחתימה (אפשר גם להקים את ההרשאה בחשבון באמצעות האינטרנט ולשלוח אלינו את אישור הקמת ההו"ק).
בזמן שליחת מסמכי הלקוח להנהח"ש – יש לשלוח הסבר כתוב בנוגע להסכם שגובש עם הלקוח לגבי תשלום המקדמה. אם הלקוח ביקש לחלק את העסקה לתשלומים או לשלם בתשלום דחוי, יש לשלוח מייל להנהח"ש על הבקשה ולהמתין לאישור. הנהח"ש מחוייבת להחזיר תגובה למכירות תוך 2 ימי עבודה מקסימום.
כמו כן יש לציין תאריך איפיון ראשוני וכן תאריך מוסכם לתחילת חיוב בגין הטמעה.
לאחר קבלת המידע מהמכירות בנוגע לאופן התשלום יש לתעד הכל במערכת החשבונות.
נהלי תשלומים:
בגין הקמת המערכת – הלקוח משלם את כל התשלום ביום האיפיון.
במידה וסוכם על חלוקת תשלום באופן שונה יש לקבל על כך אישור בכתב מהנהח"ש. במידה ואושרה ללקוח פריסת תשלומים – יש למסור את כל השקים מראש ביום האיפיון.
ניתן לשלם את תשלום המקדמה באמצעות:
שיק. או פריסת שיקים במידה ואושר.
העברה בנקאית – לחשבון וואייזנט בבנק הפועלים.
כרטיס אשראי.
נהלי תשלום פיתוח לפי דרישה – לקוחות קיימים
במידה ולקוח קיים מבקש פיתוח שכרוך בתשלום:
נציג וואייזנט שקיבל אישור כתוב מהלקוח על הצעת המחיר ואישר את התשלום ואת שעות הפיתוח – יעביר את מייל האישור למחלקת הנהח"ש. ויקים קריאת שרות במערכת וואייזנט בסטטוס: ממתין להנהח"ש. (במייל שישלח יש לציין את מספר קריאת השרות שהוקמה במערכת).
מחלקת הנהח"ש תתעד את אישור הפיתוח במערכת התשלומים ובתיק הלקוח בדרייב.
מחלקת הנהח"ש תבדוק האם ללקוח יש חוב פתוח במערכת ותעדכן בהתאם את הסטטוס.
במידה וכל האישורים נמצאים וללקוח אין חוב – יש להעביר לסטטוס: מאושר לביצוע.
רק בקשות שנמצאות בסטטוס מאושר לביצוע יכולות להגיע למחלקת פיתוח.
לקוח שיש לו חוב פתוח – הסטטוס יועבר ל:בטיפול הנהח"ש.
כלומר: הנהח"ש ראתה את הקריאה ועדכנה את הלקוח שלא ניתן לעבוד על הבקשה עקב חוב פתוח. באחריות הנהח"ש להעביר את סטטוס הקריאה למאושר לביצוע, לאחר העברת התשלום על ידי הלקוח.
הנהח"ש תעדכן את תנאי התשלום שסוכמו עם הלקוח במודול החשבונות במערכת.
במידה ובהצעת המחיר הוחלט על תשלום מקדמה. הנהח"ש לא תעביר את סטטוס הקריאה למאושר לביצוע, עד להעברת התשלום ע"י הלקוח.